Vaihda Stylesheettiä tästä (Javascript/DOM): Oletus: indexbw (mustaa tekstiä valkoisella pohjalla) | indexbwserif (Mustaa serif-fonttista tekstiä mustalla pohjalla) | index (vihreää tekstiä mustalla pohjalla) | latex (Mustaa LATEX-fonttista tekstiä valkoisella pohjalla)
(Viimeksi muutettu 21.2.2016)
”Tiemann described those who don’t wish to be bound by Microsoft proprietary file formats as akin to ’where nonsmokers were 40 or 50 years ago. You can choose not to smoke yourself, but it's hard to avoid the second-hand smoke.’”
-- ZDNet Inter@ctive Week: Just Say No To Proprietary Formats | (Printer Friendly)
Name of this document means: "Why it is stupid to send MS Word-documents as E-Mail attachments". This document is only in Finnish. Sorry. Fortunately there exist WWW-pages in English about that same topic:
This WWW-page is in Norwegian:
There exist also this document in Portugues and Galician. The Galician is pretty much readable to those who can read Spanish.
Actually that reminds me about a language called Estonian. It is pretty much readable to people who can read Finnish. And vice versa. If Estonian is your first language, you may find my WWW-page pretty much readable.
WWW:stä löytyy lyhyt ja ytimekäs dokumentti nimeltä Liitesuositus, jossa kerrotaan, miten kannattaa toimia, jos aikoo lähettää sähköpostin mukana liitetiedostoja. Se kannattaa ainakin lukea. Mutta jos tarvitsee myös kunnon perusteluita, niin sitä varten on tämä WWW-sivu. Liitesuositus siis kertoo, miten kannattaa toimia ja tämä WWW-sivu taas kertoo miksi.
Tämä dokumentti kertoo mahdollisimman seikkaperäisesti siitä, miksi monissa tilanteissa on turhaa tai jopa typerää lähettää ihmisille sähköpostin liitetiedostona Microsoft Word -dokumentteja tai muitakaan tekstinkäsittelyohjelmien omassa tiedostomuodossa tallennettuja tiedostoja saatikka HTML-kieltä. Monet tässä mainituista asioista pätevät lähes minkä tahansa muunkin tekstinkäsittelyohjelman tiedostomuotojen kohdalla. Samoin tästä voi itsekukin päätellä, miten vähän myötätuntoa saa osakseen, jos postaa mitä tahansa muita tiedostoja, jotka vievät paljon tilaa siihen nähden miten vähän niissä on asiaa, esim. kuvia jossain paljon tilaavievässä tiedostomuodossa, kuten BMP:nä tai vaikkapa esitysgrafiikkaohjelma MS PowerPointin tiedostoja.
Tämä dokumentti kertoo myös siitä, millaisissa poikkeustilanteissa saattaa olla ihan järkevääkin lähettää sähköpostin liitetiedostona muuta kuin pelkkää tekstiä. Lisäksi tämä dokumentti kertoo myös siitä, millaisille vaaroille alttiiksi voi joutua lähettäessään sähköpostina tekstinkäsittelyohjelmien liitetiedostoja. Lopussa on lisäksi kerrottu MS Wordin tiedostomuodon varteenotettavimmista vaihtoehdoista.
Tätä dokumenttia voi hyödyntää myös näin: Jos saat joltakulta sähköpostin liitetiedostona MS Word-dokumentin, niin voit kertoa hänelle tämän dokumentin URL:in ja kehoittaa häntä lukemaan tämän. Tällöin sinun ei itse tarvitse juurta jaksaen selittää näitä samoja asioita. Ja se URL on tämä:
Mutta kannattaa myös samalla mainita Liitesuosituksen URL, joka on tämä:
Malliesimerkkejä vastineen kirjoittamisesta löytyy tämän dokumentin loppupuolelta.
Itseasiassa tämä dokumentti saikin alkunsa siitä, kun allekirjoittanut sai kolmannen kerran MS Word-dokumentin sähköpostin liitetiedostona postituslistalta ja alkoi tuntua siltä, etten joka kerta erikseen jaksa selittää, miksi moinen on typerää. Lisäksi olen kerran saanut postituslistalta meilin, jossa oli Word Perfect-dokumentti. Tämä dokumentti siis sai alkunsa kyrpiintymisestä, muittenkin puolesta - ja sen kyllä huomaa, valitettavasti.
Tietokoneet ja niitten ohjelmistot maksavat usein aika paljon rahaa. Uudet versiot tekstinkäsittelyohjelmista vaativat entistäkin enemmän tehoa koneelta ja käyttöjärjestelmän uudemman version. Ja käyttöjärjestelmän uusi versio melkein aina vaatii lisää tehoa koneelta sekin. Ja kaikilla ei todellakaan ole varaa päivittä tietokonettaan ja sen käyttöjärjestelmää ja käyttöjärjestelmän päällä ajettavia ohjelmia uudempaan versioon. Ja vielä vähemmän heitä kiinnostaa tehdä niin vain siksi, että saisivat sähköpostin liitetiedostoja auki.
Erityisen typerää on siis lähettää sähköpostin liitetiedostona uusimmalla MS Wordin versiolla sen oletustiedostomuodossa tehtyjä dokumentteja. Vaikka vastaanottajalla olisikin koneessaan jokin Windows ja siinä jokin MS Word, ne saattavat olla niin vanhaa versiota, että ne eivät osaa lukea uusimalla MS Wordilla tehtyjä dokumentteja.
Monilla sähköpostia käyttävillä Windows-käyttäjilläkään ei ole välttämättä lainkaan tekstinkäsittelyohjelmaa tietokoneessaan, tai korkeintaan ehkä Windowsin mukana tullut simppeli tekstinkäsittelyohjelma, esim. Windows 3.x:än mukana tullut Write tai Windows9x:än tai Windows NT:n mukana tullut WordPad. He eivät kertakaikkiaan tarvitse tekstinkäsittelyohjelmaa.
Varsinkin yliopistoilla myös monet Windowsia ja/tai MS Wordia käyttävät opiskelijat lukevat sähköpostejaan tekstipäätteellä eli "tyhmällä päätteellä" esim. ohimennen luentojen välissä. Jos sähköpostien joukossa on MS Word-dokumentti, se täytyy laittaa talteen ja sitten täytyy talsia jollekin oikealle tietokoneelle, jolla sen saa auki. Ja tässä on olemassa sekin riski, että ko. sähköposti kyllä talletetaan, mutta kun seuraavan kerran ollaan oikean tietokoneen äärellä, ei muistetakaan avata sitä sähköpostin liitetiedostona tullutta MS Word-dokumenttia. Toisinsanoen, jos kirjoittaa sähköpostinsa MS Word-dokumentteina, riskeeraa sanomansa perillemenon tästäkin syystä.
Vastoin yleistä harhaluuloa eri tietokoneitten, käyttöjärjestelmien ja ohjelmien välillä tieto kulkee monissa tapauksissa vallan mainiosti ilman että kaikilla tarvitsee olla samanlaiset tietokoneet, käyttöjärjestelmät ja ohjelmat. On nimittäin olemassa yhteisesti sovittuja, yleisiä, käyttöjärjestelmistä ja ohjelmista riippumattomia:
Mutta MS Wordin oma tiedostomuoto ei todellakaan ole mikään yhteisesti sovittu standardi. Se on Microsoftin itse kehittämä tiedostomuoto, jota Microsoft saattaa muuttaa koska tahansa ja miten tahansa aina uuden MS Wordin version ilmestyessä. Se ei ole myöskään alaspäin yhteensopiva HTML:än tapaan: Jos WWW-selain kohtaa HTML-koodissa jotain sellaista, mitä se ei ymmärrä, se ohittaa sen ja näyttää selainikkunassa vain ne kohdat, jotka se ymmärtää.
Muitten tekstinkäsittelyohjelmien sekä erilaisten lukemis- ja muunnosohjelmien on vaikeaa pysyä perässä sen vertaa, että ne aina osaisivat aukoa myös uusimmalla MS Wordilla tehtyjä dokumentteja. Ja erityisen huonosti muut tekstinkäsittelyohjelmat osaavat lukea pikatallennuksella (engl. fastsave) tallennettuja MS Word-dokumentteja. MS Wordin jollain tietyllä versioilla tehtyjen dokumenttien muuntaminen muitten tekstinkäsittelyohjelmien tiedostomuotoihin sekä MS Wordin muitten versioitten tiedostomuotoihin ei läheskään aina suju kivuttomasti.
Sitäpaitsi Microsoftin tiedostomuotojen suosiminen vain entisestään pönkittää Microsoftin monopoli-asemaa, jota Microsoft arvatenkin myös väärinkäyttää.
Tavallinen ISO-LATIN-1- tai ISO-LATIN-15-merkistöä käyttävä teksti, jota kaikki järkevät ihmiset käyttävät sähköpostin lähettelyyn, on käyttöjärjestelmistä riippumaton yhteisesti sovittu standardi. Käytännöllisesti katsoen kaikki sähköpostin lukuohjelmat osaavat avata sillä kirjoitettuja sähköposteja ihan itse tuosta vaan, ilman tekstinkäsittelyohjelman apua. Samoin monilla muillakin merkistöillä kirjoitettu teksti on varmasti helpompaa avata kuin yksikään MS Word-dokumentti. Talsiminen lähimmälle Windowsia ja uusinta MS-Wordia pyörittävälle koneelle yhden hassun sähköpostiviestin takia on siihen verrattuna turha vaiva.
On myös hyvä käsittää mitä eroa on ns. de facto -standardilla ja de jure -standardilla. Jokin asia voi muodostua de facto-standardiksi, kun siitä tulee tietyn elämänalan ihmisten keskuudessa suosittu syystä tai toisesta, yleensä laadukkuutensa takia. De jure-standardit puolestaan on jokin puolueeton hallintoelin tai standardisointijärjestö määrännyt standardiksi. Tai ainakin standardi on vapaasti saatavilla ja niin hyvin määritelty, että kuka tahansa voi tehdä sen pohjalta oman toteutuksensa, joka toimii standardin mukaisesti. Näin standardi ei luo kenellekään määräävää markkina-asemaa, jota käyttää väärin. On myös tärkeää muistaa, että Microsoft ei ole mikään standardointiorganisaatio. Se on "vain" kaupallinen yritys.
Jonkun mielestä MS Wordin tiedostomuoto saattaa olla de facto-standardi yritysmaailman dokumenttien tiedostomuotona. Mutta minun mielestäni on varsin kyseenalaista, onko tuo de facto-standardin asema saavutettu rehellisin keinoin, siis tekemällä kunnollisia tuotteita. Mutta siitä lisää alempana. Ja minun mielestäni ei todellakaan pidä tukea de facto-standardin aseman saavuttaneita "standardeja", jos se asema on saavutettu katalin keinoin. Se vain pönkittää entisestään tuon katalia keinoja käyttävän yrityksen tms. tahon asemaa.
MS Wordin tiedostomuoto kuluttaa kovalevytilaa ja Internetin ns. kaistanleveyttä aivan turhaan. Erityisesti, jos vastaanottaja käyttää Internettiä hitaalla ja kalliilla modeemiyhteydellä, hän saattaa suuttua aika pahastikin jonkin ison MS Word-dokumentin lähettäjälle, koska jokainen lisäminuutti, jonka sähköpostin lataus vie, näkyy hänen puhelinlaskussaan ja siis on pois hänen kukkarostaan.
Tässä eräs esimerkkitapaus tosielämästä: Tuo lukupi1.doc on MS Word-dokumentti. lukupi1.doc.html on tuo sama dokumentti muunnettuna HTML:äksi mswordview-ohjelmalla. Sitten kopypastesin tuon HTML-dokumentin WWW-selaimen ikkunasta tekstieditoriin ja tallensin sen tekstitiedostoksi nimeltä lukupi1.txt. Tiedostojen koot tavuina osoittautuivat tällaisiksi:
5008|p2|juhtolv@heresy:/home/juhtolv/tmp % ls -la total 57 drwxr-xr-x 2 juhtolv users 2048 Oct 27 14:41 . drwxr-xr-x 115 juhtolv users 6144 Oct 27 14:40 .. -rw-r--r-- 1 juhtolv users 40448 Oct 27 14:38 lukupi1.doc -rw-rw-r-- 1 juhtolv users 4964 Oct 27 14:38 lukupi1.doc.html -rw-rw-r-- 1 juhtolv users 3055 Oct 27 14:41 lukupi1.txt 5009|p2|juhtolv@heresy:/home/juhtolv/tmp %
40448 tavua jaettuna 3055:llä tavulla on vähän päälle 13. Toisinsanoen MS Word-dokumenttina lähetetty dokumentti vei tässä tapauksessa n. 13 kertaa enemmän tilaa kuin vastaava tekstidokumentti. Ja tuo kertautui vielä moninkertaiseksi, koska ko. dokumentti lähetettiin monen hengen postituslistalle. Minäkin siis sain tuon dokumentin auki, mutta tilaa kului turhaan.
Vaikka tekstinkäsittelyohjelmassa ei lainkaan käyttäisi mitään tehokeinoja, tulee tiedoston koko varsin suureksi, koska siihen tallennetaan muutakin tietoa kuin pelkkä teksti. Pikatallennusta käytettäessä tiedostosta tulee entistäkin isompi. Eikä tilannetta juurikaan paranna se seikka, että yleensä MS Wordissa tuo pikatallennus on asennuksen jäljiltä päällä. Käyttäjän pitäisi itse tajuta kytkeä se pois.
MS Word-dokumenteissa on usein myös ns. makroja. Valitettavasti osa noista makroista on ns. makro-viruksia, jotka saattavat tehdä vaikka mitä pahaa. Muitten kuin MS Wordin käyttäjien ei niitä tosin yleensä tarvitse pelätä. MS Wordin uusimmissa versioissa pitäisi olla makrojen allekirjoitussysteemi ja allekirjoittamattomien makrojen ajamisen esto, mutta sen luotettavuudesta en ole kovin varma. Ja vaikka se olisi kuinka luotettava, siitä ei ole kertakaikkiaan mitään iloa niille, joilla on MS Wordin vanhempi versio ja jotka ylempänä mainituista syistä eivät voi tai halua maksaa itseään kipeäksi sen päivittämisestä. Toisinsanoen, on aika irvokasta, että ensin luodaan ongelma, ja sitten pakotetaan ihmiset maksamaan ongelmaan luoduista ratkaisuista tajomalla heille vain maksullisia ohjelmistopäivityksiä. Kärjistäen sanottuna: Microsoft pistää ihmiset maksamaan jopa bugifikseistä.
Seuraavien sähköpostitse saamieni väittämien todenperäisyydestä en ole täysin varma, vaikkakin ainakin osan niistä olen kuullut muistakin lähteistä jo aiemmin, mutta moni tämän lukijoista voi tutkia noita juttuja itsekin. Unix-käyttöjärjestelmissä voi käyttää strings -ohjelmaa tutkiakseen MS Word-dokumentista mahdollisesti löytyvää ylimääräistä dataa:
Tuossa sun dokumentissa ei mainita, että Wordin doc-tiedostot ovat myös
tietoturvariski.
Koska Wordin doc-tiedostot ovat muistidumppeja, sinne on saattanut jäädä
mitä tahansa kuten esim. edellisen telnet-session käyttäjätunnus ja
salasana...
Yleensä ajan säästämiseksi uusi dokumentti tehdään vanhan pohjalle
(kaikki teksi pois ja uusi tilalle). Jos et tallenna dokumenttia Save As
-komennolla, lukija näkee Undo-komennolla jopa 100 tilannetta
taaksepäin. Aika kiusallinen ominaisuus etenkin yrityksille esim.
tarjouspyyntöihin vastattaessa, jotka yleensä tehdään vanhan tarjouksen
pohjalta. Lisäksi doc-tiedostoihin tallentuu muuta tärkeää tietoa kuten
esim. kuinka kauan olet kirjoittanut ko. tekstiä.
Mutta äskettäin löysin aiheesta seikkaperäisempää informaatiota WWW-sivuilta. Keräsin linkkejä niihin tämän sivun linkkiosaston kohtaan "Kätketty informaatio MS Word-dokumenteissa".
Suurin osa sähköpostikirjeistä sisältää niin yksinkertaista tietoa, ettei sen perille saamiseksi kertakaikkia tarvita tekstinkäsittelyohjelmien tai edes HTML:än tarjoamia tehokeinoja. Pelkällä tekstilläkin voi tehdä jaksotuksia, väliotsikoita ja jopa taulukoita, vaikka näin:
PÄÄOTSIKKO TÄLLEEN ISOIN KIRJAIMIN
Väliotsikko
Kas tässä yksi jakso tavallista leipätekstiä, jossa on paljon asiaa ja
hyödyllistä ja hauskaa informaatiota. Jakson saa siististi erotettua
toisesta jaksosta kahdella rivinvaihdolla.
Ja tässä toinen jakso. Tavallisessa tekstissä on usein tapana käyttää
myös sellaisia tehokeinoja, kuin _alleviivaus_, /kursivointi/ ja
*lihavointi*. Kirjoittamista jatkuvasti isoin kirjaimin kannattaa
välttää, koska se näyttää lähinnä HUUTAMISELTA. Muita jaksotustapoja
ovat asteriskirivit. Kolme asteriskia välilyönnein erotettuna riittää.
* * *
Taulukot
Ja nyt teemme taulukon:
-----------------------------------------------------------------
| | Sarake 1 | Sarake 2 | Sarake 3 | Sarake 4 | Sarake 5 |
-----------------------------------------------------------------
| Rivi 1 | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
| Rivi 2 | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
| Rivi 3 | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
| Rivi 4 | | | | | |
-----------------------------------------------------------------
Pystyviivan saa PC:n näppäimistöllä aikaiseksi kun pitää pohjassa
Alt Gr-näppäintä ja sitten painaa sitä Z-näppäimen vasemmalla puolella
olevaa näppäintä. Macintoshin näppäimistöllä taas täytyy pitää
optio-näppäintä pohjassa ja sitten painaa 7-näppäintä. Eihän ollut
liian vaikeaa?
* * *
Lopuksi
Kas tässäpä näitä pelkällä tekstillä mahdollisia kirjoituksen
tehokeinoja. Oikein käytettynä niillä elävöittää tekstiään vallan
mainiosti ja niillä voi parantaa tekstin luettavuutta.
Jos käytät tekstieditorinasi GNU Emacsia tai XEmacsia, voit käyttää taulukoitten tekemisessä apunasi table.el:lää.
Tekstieditorille nimeltä Vim löytyy myös eräitä taulukoitten editointiin soveliaita skriptejä, ainakin:
Normaalisti sähköposteihin on tapana vastata niin, että sähköpostiohjelma laittaa entiseen tekstiin valmiiksi suurempikuin-merkkit rivien alkuun, jolloin vastaajan tarvitsee vain poistaa turhat rivit ja kirjoittaa vastineensa sopiviin väleihin. Siis tähän tapaan:
On 4 Jan 2000, Juhapekka Tolvanen (juhtolv@example.com) wrote:
> PÄÄOTSIKKO TÄLLEEN ISOIN KIRJAIMIN
Ei sitä pääotsikkoa välttämättä tarvitse kirjoittaa isoin kirjaimin. Siinäkin
on jo liikaa HUUTAMISTA.
> Kas tässäpä näitä pelkällä tekstillä mahdollisia kirjoituksen
> tehokeinoja. Oikein käytettynä niillä elävöittää tekstiään vallan
> mainiosti ja niillä voi parantaa tekstin luettavuutta.
Joo, ihan hyviä neuvoja olivat
--
Matti Meikäläinen
matmeikal@example.com
Lisäksi sähköpostiohjelmat osaavat automaattisesti lisätä tuon ensimmäisen rivin, jossa kerrotaan, kenenkä kirjeeseen vastataan ja milloin se alkuperäinen kirje oli kirjoitettu sekä ns. "allekirjoituksen".
Mutta sitten jos joku saa sähköpostia MS Wordin tiedostomuodossa ja kirjoittaa siihen vastineen pelkkänä tekstinä, homma menee näin hankalaksi, vaikka käytössä olisikin uusin MS Word:
Siis mokoma vaiva vain siksi, että eräät eivät tajua, miten typerää on lähetellä sähköpostissa MS-Word-dokumentteja. Oikeaoppisesta sähköpostiviestien editoinnista löytyy WWW-sivut ainakin Sven Guckesilta ja Timo Salmelta .
Maailmassa on muitakin käyttöjärjestelmiä kuin Microsoftin Windows -käyttöjärjestelmät ja muitakin tekstinkäsittelyohjelmia kuin MS Word. Ja kellään ei ole oikeutta pakottaa muita ostamaan em. ohjelmistoja varsinkaan jos niille ei olisi muuta käyttöä kuin sähköpostin liitetiedostojen aukominen.
Miksi sitten eräät, kuten minä, eivät halua käyttää Windowsia, MS Wordia tai mitään muitakaan Microsoftin tuotteita ja haluavat jopa vältellä niitä (vaikkakin saattavat olosuhteitten pakosta joskus suostua niitä käyttämään, esim. kun johonkin tiettyyn työtehtävään ei kertakaikkiaaan ole olemassa muita kuin Windowsissa pyöriviä ohjelmia)? Tärkeimmät syyt ovat nämä: Heidän mielestään:
Internet on pullollaan erilaisia WWW-sivuja, joissa eri ihmiset kertovat tarkemmin, miksi Microsoft ja sen tuotteet ovat heidän mielestään huonoja ja mitä pahaa Microsoft on tehnyt. Microsoftin "maailmanvalloitus" epäilemättä siis ottaa monia ihmisiä päähän ja MS Word-dokumenttien ilmaantuminen sähköposti-laatikkoon voitaneen siis myös nähdä tuon maailmanvalloituksen etenemisen eräänä ilmenemismuotona ja indikaattorina.
Ei kuitenkaan pidä unohtaa, että kaikki ihmiset, jotka käyttävät muita käyttöjärjestelmiä kuin Windowsia, eivät välttämättä inhoa Microsoftia ja sen tuotteita. Ja syitä Windowsin ja muitten Microsoftin tuotteitten käyttämättömyyteen on varmasti olemassa muitakin kuin tässä mainitut. Toisaalta muitten kuin Windows-käyttöjärjestelmien käyttäjät eivät yleensä ole vaatimassa, että muu maailma käyttäisi heidän käyttöjärjestelmissään pyöriviä tekstinkäsittelyohjelmia. Eikä sähköposteissa yleensä liikukaan esim. MacOS:silla pyörivän ClarisWorksin dokumentteja.
Eräissä sähköposti-ohjelmissa näyttää olevan oletuksena päällä sellainen toiminto, että kaikki kirjeet lähetetään sekä HTML:änä että pelkkänä tekstinä, mikä on turhaa ja typerää sekin. Toisinsanoen, silloin jokainen kirje vie tilaa yli kaksi kertaa sen, mitä se veisi tilaa, jos se lähetettäisiin pelkkänä tekstinä (teksti + teksti + HTML-tägit). Kannattaa siis tutkia ne sähköpostiohjelman asetukset ja laittaa ne kuntoon ensitilassa. Näillä ohjeilla pitäisi sujua:
Sähköpostiohjelmat osaavat yleensä jonkin apuohjelman avulla avata HTML-dokumentitkin, mutta työlästä sekin on. Ja jos sähköpostiohjelmaa ajetaan täysin tekstipohjaisessa ympäristössä, tällöin joudutaan käyttämään myös jotain tekstipohjaista WWW-selainta, kuten Lynxiä, joka osaa aika huonosti näyttää kuvia.
HTML vie tilaa jonkin verran enemmän kuin pelkkä teksti, muttei läheskään niin paljoa MS Word-dokumentit. Tosin graafiset HTML-editorit tekevät kovin "paksua" HTML-koodia. Ja jos MS Wordissa tallentaa dokumentin HTML:läksi, siitä syntyvä HTML-koodi on varsin "paksua" sekin.
MS Word-dokumenttien lähettäminen sähköpostin liitetiedostona yksittäiselle vastaanottajalle on monissa tapauksissa jo sinällään typerää. Mutta vielä typerämpää on lähettää MS Word-dokumentteja postituslistalle, koska sellaisesta suuremmasta ihmisjoukosta löytyy vielä suuremmalla todennäköisyydellä ihmisiä, joita moinen peeloilu saattaa jurppia tässä dokumentissa mainituista syistä. Ja Internetin kaistaleveyttä kuluu yhtä monta kertaa dokumentin koon verran, kuin postituslistalla on vastaanottajia. Ja koska postitulistan lukijoista moni ei saa MS Word-dokumenttia lainkaan auki, koko dokumentin sanoma menee heidän osaltaan hukkaan.
En halua mitenkään kehoittaa ihmisiä tekemään kaikenlaisia jäyniä MS Word -dokujen lähettelijöille. Mutta haluan julkituoda sen ikävän tosiseikan, että jos lähettää jollekulle MS Word-dokumentin sähköpostin liitetiedostona, vastaanottaja saattaa suuttua pahastikin ja suutuspäissään syyllistyä harkitsemattomiinkin tekoihin, joitten kohteeksi lähettäjä saattaa sitten joutua. Äläkä väitä, ettei sinua ole varoitettu; Kannattaa todellakin miettiä sitä, haluaako ottaa sen riskin, että vastaanottaja ei pidäkään MS Word-dokumenteista meiliboksissan vai olisiko sittenkin parempi kirjoittaa meilinsä pelkkänä tekstinä.
Tosin nyt kun tämä dokumentti on olemassa, ei enää tarvitse kimpaantua niin kamalasti vaan voi heittää vastineena tämän dokumentin URL:in. Ja sanomattakin on selvää, että moisia jäyniä tekemällä saattaa kerjätä itselleen pahojakin vaikeuksia.
Jos todella haluat tietää, mitä kaikkea ilkeää jotkut saattavat tehdä MS Word-dokumenttien postaajille, niin sitä varten on erillinen WWW-sivunsa , mutta se onkin erillisenä sivunaan siksi, koska se ei sovi heikkohermoisille.
Se paras tiedostomuoto sähköposteissa on tietenkin pelkkä teksti (engl. Plain Text). Tekstinkäsittelyohjelmissa on yleensä siellä File-valikon alla kohta "Save as.." (tai Suomeksi "Tallenna nimellä..."), josta yleensä aukeaa sellainen dialogi, jossa voi myös valita, missä muodossa dokumentti tallennetaan ja sieltä pitäisi löytyä myös "Plain Text" tai "ASCII" tms. Joissakin teksinkäsittelyohjelmissa sama hoituu File-valikon kohdasta "Export".
Jos ihan oikeasti on pakko tehdä monimutkaisempi dokumentti, jossa on upotettuja kuvia ja monimutkaisiakin taulukoita, niin kannattaa yrittää tallentaa se HTML:läksi. Sitä voi sitten lukea melkein millä tahansa WWW-selaimella.
Jos asian havainnollistamiseksi aivan vältämättä tarvitaan kuvia, ne kannattaa ensin muuntaa johonkin yleiseen tiedostomuotoon. JPG ja varsinkin PNG lienevät parhaat varsinkin siksi, koska niissä käytetään myös pakkausta. PNG-kuvia eivät ihan kaikki WWW-selaimet vielä osaa kunnolla lukea. Kuvia voi lähettää sähköpostin liitetiedostonakin, mutta nekin vievät aika paljon kovalevytilaa ja Internetin kaistanleveyttä.
Jos haluaa saada kaikenlaiset muotoilut kunnolla säilymään, kannattaa muuntaa se dokumentti PostScript- tai PDF-muotoon, joitten lukemisohjelmia löytyy lähes kaikille yleisimmille käyttöjärjestelmille. PDF-dokumentteja on yleensä tapana levittää WWW-sivuilla. PostScript-dokumentit voi myös tuupata suoraan printteriin, joka tavalla tai toisella ymmärtää PostScriptiä. Riippuu tilanteesta, onko sama dokumentti isompi PDF:änä vai PS:änä, joten asia kannattaa tarkistaa. PDF:n ja PS:än huono puoli on se, että vastaanottaja ei voi ainakaan kovin helposti enää editoida niitä. PDF ja PS ovat myöskin aika tilaavieviä tiedostoformaatteja.
Dokumentit kannattaa pakata vaikka Zip-tiedostoksi. Mutta jos vastaanottaja on Unix-ympäristössä, kannattaa pakkaustiedostomuotona käyttää GNU Zipillä pakattua Tape Archivea eli Tar:ria (tiedostopääte .tar.gz tai .tgz) tai jos kyseessä on yksi tiedosto, niin pelkkää GNU Zip riittää. bzip2, ARJ ja RAR ovat sen verran harvinaisempia pakkaustiedostomuotoja, että niitä ei kannata käyttää ainakaan lupaa kysymättä. Mutta niitten paremman pakkaustehon suoma hyöty todella kannattaa käyttää, jos vastaanottaja suinkin pystyy ne purkamaan. Kannattaa siis kysyä vastaanottajalta, mitä pakkaustiedostoja hän voi purkaa. Ainakin Linux-käyttäjien keskuudessa bzip2:lla pakattu Tar (tiedoston pääte tar.bz2) on viimeaikoina saanut kasvavaa suosiota, koska se vie vielä vähemmän tilaa kuin tar.gz. Nyrkkisääntönä voitaneen pitää tätä: Windows-, DOS- ja OS/2-käyttäjät käyttävät Zippiä, Mac-käyttäjät Stuffitia, Unix-käyttäjät tar.gz:ia tai .tar.bz2:ta ja Amiga-käyttäjät lha:ta.
Windows-käyttäjille voin lämpimästi suositella pakkausohjelmaa nimeltä Power Archiver, joka osaa pakata ja purkaa vaikka millä eri pakkaustavoilla (mm. .tar.gz, .tar.bz2, .zip ja .lha). Versioon 6.1 saakka se on binary-only freewarea ja versiosta 7.0 lähtien sharewarea. Olen kokeillut sitä isäni Windows98:ssa ja se vaikuttaa ihan toimivalta.
Toinen tärkeä pakkaus- ja purkuohjelma Windows-käyttäjille on epäilemättä UltimateZip. Se on täysin ilmainen ohjelma, joka uusimmisa versioissaan osaa pakata ja purkaa myös .bz2- ja tar.bz2-tiedostoja. Epäilemättä tämä on PowerArchiverille todellinen haastaja.
Jos kyseessä ei ole kovin salainen ja/tai luottamuksellinen informaatio, kannattaa laittaa ko. dokumentti WWW:hen kuvineen päivineen mieluummin HTML:änä ja sitten mainita sähköpostissa sen dokumentin URL. Jos ko. WWW-paikkaan ei ole millään WWW-sivuilla mitään linkkejä, ei ole kovin suurta pelkoa, että kukaan asiaankuulumaton sitä kovin helpolla löytäisi. Jos käytössä on Intranet, niin tällöin ainakaan kukaan ko. Intranet-verkon ulkopuolinen ei pääse lukemaan ko. dokumenttia. WWW-sivut on yleensä mahdollista suojata salasanallakin.
Kannattaa kokeilla myös ns. Rich Text Format-tiedostomuotoa (RTF). Sitä osaavat lukea ja kirjoittaa lähes kaikki tekstinkäsittelyohjelmat.
Voi myös tehdä niin, että kirjoittaa dokumentin pelkkänä tekstinä ja laittaa kuvat sitten erikseen, joko liitetiedostoksi tai WWW:hen. Myös taulukot voi yrittää muuttaa kuviksi.
LATEX on ladontaohjelma, joka on portattu erittäin monelle käyttöjärjestelmälle. Jos vastaanottaja on tajunnut asentaa koneeseensa myös LATEX:in, niin tällöin voi aika turvallisin mielin lähettää hänelle dokumentteja sen tiedostomuodossa. LATEX:in tiedostomuoto on tarkemmin sanottuna pelkällä tekstillä kirjoitettua kuvauskieltä.
Muita käyttöjärjestelmistä riippumattomia kuvauskieliä ovat SGML ja sen osajoukot, kuten XML, ja HTML. Erityisesti, jos ollaan kyhäämässä puhtaalta pöydältä uutta tietojärjestelmää, kannattaa sen sisällä käyttää aina kun mahdollista SGML:ää dokumenttien tiedostomuotona.
Ainakin seuraavien olosuhteitten vallitessa saattaa olla ihan järkevääkin postittaa sähköpostin liitetiedostona MS Word-dokumentteja.
Kun sitten joskus pääsee käymään niin, että saa sähköpostin liitetiedostona MS Word-dokumentin, jossa on vain ja ainoastaan sellaista asiaa, minkä olisi voinut ilmaista pelkkänä tekstinäkin, niin tällöin toimintatapoja on periaatteessa ainakin kaksi:
Minä sain kuin sainkin auki sen lähettämäsi MS Word-dokumentin, mutta siitä huolimatta en todellakaan toivo, että minulle läheteltäisiin MS Word-dokumentteja sähköpostin liitetiedostona ainakaan sellaisista asioista jotka on mahdollista ilmaista pelkkänä tekstinäkin.
Jos saa joltakulta sähköpostin liitetiedostona MS Word- tai muun tekstinkäsittelydokumentin, jossa on vain sellaista asiaa, jonka olisi voinut ilmaista pelkkänä tekstinäkin, niin siihen voi vastata vaikka näin:
Ole ystävällinen, äläkä enää ikinä postita minulle (äläkä kenellekään
muullekaan) MS Word-, Word Perfect- tai muuna
tekstinkäsittelydokumenttina tai HTML:änä ainakaan sellaisia asioita,
jotka voi kirjoittaa pelkkänä tekstinäkin.
Lyhyt ja ytimekäs suositus sähköpostin liitetiedostojen lähettämisestä
löytyy tästä WWW-paikasta:
http://iki.fi/liinu/ohjeita/liitesuositus.html
Kehoitan sinua lukemaan ainakin sen läpi välittömästi.
Tämä WWW-sivu puolestaan kertoo mahdollisimman seikkaperäisesti siitä,
miksi monissa tilanteissa on turhaa tai jopa typerää lähettää
sähköpostin liitetiedostona Microsoft Word -dokumentteja tai muitakaan
tekstinkäsittelyohjelmien omassa tiedostomuodossa tallennettuja
tiedostoja saatikka HTML-kieltä:
http://iki.fi/juhtolv/mswordmail.html
Sekin kannattaa lukea, ainakin sitten kun kerkeää ja jaksaa, mutta
seikkaperäisyytensä vuoksi se on varsin pitkä. Tässä vastineessani
olen siis vain käsitellyt tilannekohtaiset perustelut. Loput
perustelut löydät tuolta WWW-sivulta, enkä siis katso tarpeelliseksi
pukea niitä sanoiksi enää uudestaan. Tuo Liinun kirjoittama WWW-sivu
siis kertoo _miten_ kannattaa toimia ja naulan tekemä sivu taas
kertoo, että _miksi_.
HTML:ää sisältäviin meileihin vastatessa voi kirjoittaa lisäksi vaikka näin:
Viimeaikoina on alkanut ilmaantua sähköpostiohjelmia, joissa sen ohjelman asennuksen jäljiltä on päällä sellainen asetus, että sähköpostit lähetetään sekä pelkkänä tekstinä että HTML:änä. Eli sen verran voin lohduttaa, että tuo HTML:änä postaaminen ei siis ole kovin paljoa sinun vikasi. Kehoitan sinua sää(dät)tämään käyttämäsi sähköpostiohjelman eli meiliklientin mitä pikimmin niin, että se postittaa viestisi pelkkänä tekstinä EIKÄ sekä tekstinä, että HTML:änä. Näillä ohjeilla pitäisi sujua: http://iki.fi/mahead/oenasetukset.html http://www.linuxgazette.com/issue65/tag/8.html http://extra.newsguy.com/%7eschramm/nhtml.html http://www.cs.tut.fi/~jkorpela/nyysit/2.4.html#browser-news
Jos kyseessä on postituslistalle tullut sähköposti, niin vastineen alkuun kannattaa kirjoittaa jotain tällaista:
Tämä vastine on lähetetty myös tänne sähköpostilistalle siksi, ettei
kukaan listan tilaajista vahingossakaan kuvittelisi, että on ihan
normaalia, suotavaa ja/tai toivottavaa tuosta vaan lupaa kysymättä
postittaa sähköpostin liitetiedostona MS Word- tai muita
tekstinkäsittelydokumentteja saatikka HTML:ää ja ettei kukaan siis
ottaisi tuosta N.N.:stä mallia, kirjoittaessaan tälle postituslistalla
taikka muualle. Tarkoituksenani ei siis todellakaan ole nöyryyttää
tuota N.N:ää.
Tuo HTML:änä postaaminen on muuten sattuneesta syystä sen verran
yleistä, että siinä asiassa monen muunkin kuin tuon N.N:n kannattaisi
tehdä parannus.
Ne joille tämä on tuttua asiaa voivat deletoida tämän vaikka heti. Ja
muut voivat vaikka tallettaa tämän ja lukea myöhemmin, jos on kiire.
Mutta kun samalla postituslistalla on esiintynyt jo muutama tapaus, niin sen jälkeen voi olla parempi lähettää vastineensa vain alkuperäiselle lähettäjälle ja sitten kirjoittaa sinne postituslistalle vaikka näin:
Sattuneesta syystä tällä postituslistalla varmaan melkein jokainen jo
tietää, miksi tuollainen on yleensä typerää, joten enpäs taida jaksaa
vuodattaa siitä enää tänne, mutta tuo N.N. kyllä sai jo kuulla
kunniansa privaatisti. Jos kuitenkin jollekulle muullekin sattuu
olemaan vielä epäselvää, miksi monissa tilanteissa on typerää
postittaa sähköpostin liitetiedostona MS Word- tai Word Perfect- tai
muita tekstinkäsittelydokumentteja tai HTML:ää ja erityisesti silloin,
kun postittaa postituslistoille, niin lukekoot täältä perusteluita:
http://iki.fi/juhtolv/mswordmail.html
Ja sitten voi laittaa privaattina tuon ensimmäisen mallin mukaisen vastineen suoraan alkuperäisen meilin lähettäjälle.
MS Word-dokumenttien aukeaminen kunnolla muilla ohjelmilla kuin MS Wordilla itsellään ei todellakaan ole aina takuuvarmaa. Ja vaikka se dokumentti aukeaisikin, se ei poista sitä tosiseikkaa, että MS Word-tiedostot kuluttavat kovalevytilaa ja Internetin kaistanleveyttä ja että MS Wordin tiedostomuoto ei ole mikään standardi.
Copyright © Juhapekka "naula" Tolvanen http://iki.fi/juhtolv/
WWW-sivujani nimeltä "Miksi on typerää postittaa sähköpostin liitetiedostona MS Word -dokumentteja", "Kitkeriä vastineita, käytännön piloja ja muuta ikävää, joille voi altistua, jos postaa sähköpostin liitetiedostona MS Word-dokumentteja" ja "WWW:n tärkeimmät Microsoftin vastaiset sivut" muodostavat itsekukin teoksen, joita kutakin saa levittää, kopioida, myydä ja muokata noudattaen jompaa kumpaa seuraavista lisensseistä:
The GNU Free Documentation License (GNU FDL), Version 1.2 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, with no Front-Cover Texts, and with no Back-Cover Texts.
TAI
The Design Science License (DSL).
GNU FDL-lisenssin kopio on saatavana täältä:
http://www.gnu.org/copyleft/fdl.html
DSL-lisenssin kopio on saatavana täältä:
http://www.dsl.org/copyleft/dsl.txt
Kopioita DSL‐lisenssistä löytyy näistä paikoista:
Olen myös suomentanut Design Science Licencen. Se löytyy täältä:
Yllämainittujen WWW-sivujen taustakuvien ja tyylitiedostojen levityksessä noudatetaan samoja ehtoja kuin itse sivujen levityksessäkin.
Yllämäinituilla WWW-sivuilla näkyviä Hackles- ja User Friendly-sarjakuvien strippejä levitetään niillä ehdoilla, mitä niitten tekijänoikeuksien haltijat vaativat. Toisinsanoen GNU FDL- ja/tai DSL lisenssiehdot eivät koske niitä, elleivät he itse niin päätä.
Sivut voi liittää esimerkiksi osaksi CD-ROM-teosta edellä mainituin ehdoin. Vaikka kumpikaan lisenssi ei sitä vaadikaan, niin arvostaisin, jos ennen näiden dokumenttien julkaisua laajemmassa mittakaavassa (esimerkiksi WWW:ssä tai CD-ROM:lla) minulle ilmoitettaisiin asiasta.
Jos lainaat tai muuten käytät tätä dokumenttia jossain kirjassa, lehdessä tms. julkaisussa, niin silloin lähdeviitteet ja krediitit täytyy olla tehty kunnolla. Lisäksi olisi kivaa saada edes yksi kappale ko. julkaisua tekijän nimi- ja omistuskirjoituksella varustettuna. Jos kyseessä on kirja tai muu vastaava julkaisu, jolla on monta tekijää, niin riittää, kun minulle tulevassa ko. julkaisun kappaleessa on nimi- ja omistuskirjoitukset ko. julkaisun (pää)toimittajalta tai toimittajilta sekä niiltä henkilöiltä, jotka kirjoittivat juuri ne ko. julkaisun kohdat, joissa tätä WWW-sivua lainataan tai muuten käytetään. Jos kyseessä on lehti, niin jutun kirjoittaneen henkilön nimi- ja omistuskirjoitus riittää, eli lehden päätoimittajan nimi- ja omistuskirjoitus ei ole välttämätön.
Mutta mitä sitten teetkin tällä WWW-sivulla, niin olisi kivaa kuulla siitä mieluummin jo etukäteen. Olisi muutenkin kivaa tietää, missä kaikkialla tätä käytetään ja miten.
Jos sinulla on jossain joku WWW-sivu, joka jollain lailla sivuaa tämän dokumentin aihepiirejä, niin kerro ihmeessä minullekin sen URL, niin voin lisätä sen tämän sivun linkkilistaan.
Tähän WWW-sivuun osoittavia hyperlinkkejä saa tehdä omille WWW-sivuilleen, mutta niitten sivujen olemassaolosta ei ole pakko mainita minulle, mutta niin kannattaa tehdä, jos se sivu olisi kelvollinen lisättäväksi tämän sivun linkkilistaan.